以我們最熟悉的活動(dòng)策劃崗位為例。在編寫活動(dòng)計(jì)劃時(shí)，我們通常會(huì)在PPT在方案的前幾頁(yè)，做策略推導(dǎo)思路。只有通過(guò)戰(zhàn)略推導(dǎo)，我們才能合理規(guī)劃活動(dòng)，然后進(jìn)行創(chuàng)造性的包裝，這體現(xiàn)在活動(dòng)中PPT在其中。因此，我們需要掌握一些營(yíng)銷理論，比如5，W2H分析法，營(yíng)銷學(xué)4P理論……
同時(shí)，為了使活動(dòng)順利進(jìn)行并取得圓滿成功，我們還需要在活動(dòng)背后采取一些營(yíng)銷策略。我稱之為營(yíng)銷理論“活動(dòng)策劃8P理論”，分別是：
Project（項(xiàng)目），People（人員），（Price）預(yù)算，Place(場(chǎng)地位置)Promotion(宣傳推廣)Partners(合作伙伴)Plans（方案），Performance(總結(jié)復(fù)盤)
如果活動(dòng)人員會(huì)這8P經(jīng)過(guò)深入的理論解讀，并通過(guò)個(gè)人意見(jiàn)總結(jié)，運(yùn)用到活動(dòng)(項(xiàng)目)中，這樣會(huì)大大提高工作效率，減少工作中的錯(cuò)誤。
1.Project（項(xiàng)目）
所謂項(xiàng)目是指活動(dòng)。首先，甲方通過(guò)渠道與我們建立聯(lián)系，告知您舉辦活動(dòng)的需求是什么(通常會(huì)有brief對(duì)于)，當(dāng)獲得基本信息時(shí)，所有后續(xù)工作將圍繞該項(xiàng)目進(jìn)行。應(yīng)繼續(xù)向甲方索取詳細(xì)信息，并對(duì)內(nèi)部分工進(jìn)行合理分工。頭腦風(fēng)暴需要一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議。
一般情況下，當(dāng)甲方提供足夠的信息時(shí)，需要確認(rèn)活動(dòng)的基本信息，例如：
活動(dòng)的主題是什么？
需要安排哪些活動(dòng)？
活動(dòng)的規(guī)模/范圍/大小是多少？
活動(dòng)的目標(biāo)是什么？
參會(huì)人群的畫像是什么？
……
在掌握了以上基本信息之后，也代表著項(xiàng)目正式啟動(dòng)，進(jìn)入規(guī)劃階段。
2。People（人員）
當(dāng)您掌握了活動(dòng)的基本信息時(shí)。我們即將進(jìn)入下一個(gè)階段，召集必要的人員來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，包括公司內(nèi)部的同事和供應(yīng)商，必要時(shí)還應(yīng)包括甲方的相關(guān)負(fù)責(zé)人。
我們可以對(duì)項(xiàng)目的不同部分進(jìn)行合理的分工。例如，平面部分對(duì)應(yīng)于平面設(shè)計(jì)師，舞圖部分對(duì)應(yīng)于三維設(shè)計(jì)師，方案對(duì)應(yīng)于活動(dòng)策劃人，預(yù)算報(bào)價(jià)對(duì)應(yīng)于活動(dòng)執(zhí)行人或項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)理。
涉及第三方資源的介入，應(yīng)調(diào)動(dòng)公司資源尋找合適的供應(yīng)商，并與初次溝通建立聯(lián)系。
此時(shí)還可以借助社交工具在項(xiàng)目前期建立線上溝通群，保證項(xiàng)目的正常進(jìn)行，可以分為內(nèi)部溝通群、甲方溝通群和供應(yīng)商溝通群。
當(dāng)所有工作人員按照既定計(jì)劃一步一步地工作和交付時(shí)，項(xiàng)目也將很快進(jìn)入下一階段。
3.Price（價(jià)格）
這里的價(jià)格是指甲方的總體預(yù)算報(bào)價(jià)。一般來(lái)說(shuō)，如果甲方明確告知我們預(yù)算，我們只需要根據(jù)預(yù)算進(jìn)行報(bào)價(jià)。另一種情況是無(wú)法控制的預(yù)算報(bào)價(jià)。如果甲方?jīng)]有明確告知預(yù)算，我們需要根據(jù)計(jì)劃進(jìn)行報(bào)價(jià)，然后提交甲方領(lǐng)導(dǎo)審批。
無(wú)論哪種方式，甲方都會(huì)根據(jù)報(bào)價(jià)的細(xì)節(jié)進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，甚至削減你對(duì)生活的懷疑。為了盡可能避免這種情況，我們應(yīng)該在報(bào)價(jià)時(shí)掌握每個(gè)細(xì)節(jié)的成本價(jià)格，并將報(bào)價(jià)控制在市場(chǎng)的合理范圍內(nèi)。
例如，一般常規(guī)材料桁架、桌子、椅子、長(zhǎng)椅、租賃舞臺(tái)、標(biāo)志等，這些一般甲方知道一般價(jià)格。在成本的基礎(chǔ)上，可以適當(dāng)增加一點(diǎn)。在全息投影、表演藝術(shù)資源、高科技設(shè)備交互等稀缺材料方面，可以適當(dāng)報(bào)價(jià)高點(diǎn)，因?yàn)榧追綄?duì)該資源沒(méi)有認(rèn)知，可能沒(méi)有聯(lián)系。
如果您對(duì)預(yù)算報(bào)價(jià)了解不多，或者沒(méi)有掌握?qǐng)?bào)價(jià)的核心技能，請(qǐng)單擊此文章查看您是否會(huì)報(bào)價(jià)？項(xiàng)目老手透露的報(bào)價(jià)技巧！項(xiàng)目報(bào)價(jià)如何合理？
4.Place(場(chǎng)地位置)
位置是指承擔(dān)活動(dòng)登陸的地點(diǎn)的位置，以及活動(dòng)將在哪里舉行。毫無(wú)疑問(wèn)，活動(dòng)的地點(diǎn)是活動(dòng)成功的重要因素之一。如果沒(méi)有場(chǎng)地的支持，活動(dòng)將很難繼續(xù)進(jìn)行，如果房間或場(chǎng)地沒(méi)有及時(shí)固定，這通常會(huì)導(dǎo)致活動(dòng)被取消。
我們?cè)谶x擇場(chǎng)地時(shí)通常要考慮的事項(xiàng)有：
它在哪里？
交通便利嗎？
是否提供免費(fèi)停車位？
房間的容量是多少？
提供什么服務(wù)或特殊設(shè)施？
租場(chǎng)地要多少錢？
……
有時(shí)，為了滿足客戶對(duì)場(chǎng)地選擇的不同需求，通常需要在方案中給客戶多個(gè)場(chǎng)地選擇方案。并根據(jù)各場(chǎng)地的實(shí)際情況和報(bào)價(jià)制作不同版本的現(xiàn)場(chǎng)規(guī)劃圖。
因此，先學(xué)習(xí)場(chǎng)地勘察就變得非常重要。
5.Promotion(宣傳推廣)
促銷是活動(dòng)的重要組成部分。在一些媒體渠道的幫助下，我們盡可能多地推廣活動(dòng)，讓更多的觀眾了解活動(dòng)的存在，從而達(dá)到活動(dòng)傳播的目的。因此，在制定計(jì)劃時(shí)，我們需要充分考慮以下問(wèn)題。
如何有效推廣活動(dòng)？推廣哪些媒體渠道/營(yíng)銷工具？例如，如果活動(dòng)采用付費(fèi)注冊(cè)系統(tǒng)，則需要找到流量大的活動(dòng)注冊(cè)平臺(tái)進(jìn)行宣傳。
哪種社交平臺(tái)更多地用于參與目標(biāo)群體？他們有什么特點(diǎn)？
哪些社交媒體平臺(tái)將獲得最大的傳播影響？
哪種票務(wù)系統(tǒng)最適合您的活動(dòng)注冊(cè)？
哪些KOL與活動(dòng)風(fēng)格一致？
如何在傳播推廣過(guò)程中與受眾互動(dòng)？
……
一旦制定了所有的推廣計(jì)劃，我們就可以根據(jù)傳播節(jié)點(diǎn)有效地宣傳活動(dòng)。
6.Partners(合作伙伴)
這里的合作伙伴實(shí)際上是供應(yīng)商。一個(gè)成功的活動(dòng)離不開(kāi)供應(yīng)商的大力支持。如果供應(yīng)商沒(méi)有給予力量，即使你的計(jì)劃寫得很好，舞臺(tái)設(shè)計(jì)也很酷，創(chuàng)意有多強(qiáng)大，最終只會(huì)毫無(wú)用處。因此，找到一個(gè)可靠的供應(yīng)商將變得尤為重要。
參與線下活動(dòng)的供應(yīng)商也有很多種，比如搭建供應(yīng)商，AV設(shè)備供應(yīng)商。攝影，表演藝術(shù)，第三方兼職人員，安保，場(chǎng)館支持者，視頻直播，花卉藝術(shù)…..在這些供應(yīng)商中，如果有一個(gè)供應(yīng)商在現(xiàn)場(chǎng)掉鏈子，可能會(huì)導(dǎo)致活動(dòng)最終被客戶扣除。
如果您是第一次合作的供應(yīng)商，您必須進(jìn)行多次研究和實(shí)地調(diào)查。如果可能，您需要有第二個(gè)預(yù)選供應(yīng)商，以避免在項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)被動(dòng)情況。
7.Plans（方案）
當(dāng)您的所有計(jì)劃都已完成并得到客戶的認(rèn)可時(shí)，我們需要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行全面審查。計(jì)劃的內(nèi)容是否足夠完善，是否有預(yù)選計(jì)劃？當(dāng)我們遇到惡劣天氣或不可抗力時(shí)，我們將如何對(duì)活動(dòng)本身進(jìn)行緊急調(diào)整。
對(duì)于活動(dòng)步驟中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，我們都該制定一個(gè)計(jì)劃，以防止任何故障?！澳贫伞敝袊?guó)所說(shuō)的那樣，“任何可能出錯(cuò)的事情都有很大的機(jī)會(huì)出錯(cuò)”。
8.Performance(總結(jié)復(fù)盤)
在活動(dòng)行業(yè)，每項(xiàng)活動(dòng)的操作必須提前總結(jié)，總結(jié)的好處是可以結(jié)束下一個(gè)類似的問(wèn)題在其他活動(dòng)中，并提高個(gè)人知識(shí)點(diǎn)，不斷鞏固經(jīng)驗(yàn)。
我們可以根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行回顧→評(píng)估和分析每個(gè)階段的結(jié)果→項(xiàng)目總結(jié)的這三個(gè)部分將對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的每個(gè)環(huán)節(jié)、活動(dòng)供應(yīng)商和參與項(xiàng)目的同事進(jìn)行總結(jié)和回顧。如果條件成熟，可邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人召開(kāi)項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議。
活動(dòng)策劃本身就是一項(xiàng)細(xì)致的工作。不僅操作周期長(zhǎng)，參與者也來(lái)自不同的崗位和工作類型。在規(guī)劃活動(dòng)時(shí)，測(cè)試的是活動(dòng)人員的服務(wù)意識(shí)、適應(yīng)能力和控制能力。最后，如果你不使用任何方法來(lái)做活動(dòng)，這是很困難的，也很容易出錯(cuò)。
