初步規(guī)劃:首先，你活動的目的是什么？我策劃并實(shí)施了500多項活動，涉及到介紹、住宿、例會、晚宴、表演等環(huán)節(jié)。這次年會的總預(yù)算是50W起步，大部分費(fèi)用是場地的住宿，例會餐飲。
預(yù)算：你想達(dá)到什么樣的效果？這與你的預(yù)算有很大關(guān)系。有許多預(yù)算和許多可以拋出的樣式。作為甲方，您首先需要與公司負(fù)責(zé)人聯(lián)系，然后聯(lián)系酒店和深圳會議策劃公司詳細(xì)說明活動的大致規(guī)模。結(jié)合三方建議，估算總預(yù)算并提交審批。
第二步:后勤人員的組織和時間安排
制定具體的工作職責(zé)表和時間表，并留出足夠的時間進(jìn)行準(zhǔn)備。大型會議建議提前30天準(zhǔn)備，留出足夠的時間進(jìn)行活動視覺設(shè)計，并通知深圳會議規(guī)劃公司外包場地材料布局和性能部分。
一定要有書面執(zhí)行計劃，總負(fù)責(zé)人，對人負(fù)責(zé)，定期例會通知進(jìn)度。
第三步：酒店選址
參考市內(nèi)多家同檔次酒店，并逐一進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。建議參考交通便利、距離市中心較遠(yuǎn)的高端酒店；最好是嘗試吃飯和生活。酒店確定后，帶深圳會議策劃公司現(xiàn)場測量場地，與公司行政部門確定參會人員名單，提交深圳會議策劃公司設(shè)計邀請函并發(fā)送。
第四步：會議執(zhí)行
彩排會議提前一到兩天舉行，以及會議材料的布局和會議用品的采購，以確保問題隨時得到解決。只要前期規(guī)劃方案足夠詳細(xì)，中間實(shí)施環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有大問題。
