初步規(guī)劃:
首先，你活動(dòng)的目的是什么？我策劃并實(shí)施了500多項(xiàng)活動(dòng)，涉及到介紹、住宿、例會(huì)、晚宴、表演等環(huán)節(jié)。這次年會(huì)的總預(yù)算是50W起步，大部分費(fèi)用是場(chǎng)地的住宿，例會(huì)餐飲。
預(yù)算：
你想達(dá)到什么樣的效果？這與你的預(yù)算有很大關(guān)系。有許多預(yù)算和許多可以拋出的樣式。作為甲方，您首先需要與公司負(fù)責(zé)人聯(lián)系，然后聯(lián)系酒店和深圳會(huì)議策劃公司詳細(xì)說(shuō)明活動(dòng)的大致規(guī)模。結(jié)合三方建議，估算總預(yù)算并提交審批。
第二步:后勤人員的組織和時(shí)間安排
制定具體的工作職責(zé)表和時(shí)間表，并留出足夠的時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。大型會(huì)議建議提前30天準(zhǔn)備，留出足夠的時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)視覺(jué)設(shè)計(jì)，并通知深圳會(huì)議規(guī)劃公司外包場(chǎng)地材料布局和性能部分。
一定要有書(shū)面執(zhí)行計(jì)劃，總負(fù)責(zé)人，對(duì)人負(fù)責(zé)，定期例會(huì)通知進(jìn)度。
第三步：酒店選址
參考市內(nèi)多家同檔次酒店，并逐一進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。建議參考交通便利、距離市中心較遠(yuǎn)的高端酒店；最好是嘗試吃飯和生活。酒店確定后，帶深圳會(huì)議策劃公司現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量場(chǎng)地，與公司行政部門(mén)確定參會(huì)人員名單，提交深圳會(huì)議策劃公司設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函并發(fā)送。
第四步：會(huì)議執(zhí)行
彩排會(huì)議提前一到兩天舉行，以及會(huì)議材料的布局和會(huì)議用品的采購(gòu)，以確保問(wèn)題隨時(shí)得到解決。只要前期規(guī)劃方案足夠詳細(xì)，中間實(shí)施環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒(méi)有大問(wèn)題。
